大型企業費用管理解決方案

在傳統的財務工作模式下，財務信息傳遞速度慢，財務信息不夠准確，大大地降低了財務信息對企業管理層進行經營決策時出謀劃策的能力，難以滿足大型集團公司及時獲得有效財務信息的要求。因此集團公司應在整個集團公司範圍內推行統一的財務信息化建設。

【集團公司推行財務信息化建設的作用】

（一）實行集中化財務管理，消除集團公司內部差異

集團公司下屬各公司之間的由于經營管理方式存在差異，從事的行業存在差異，導致財務核算存在差異。因此集團公司在制定統一的財務核算方案的時候須考慮這些差異，並在財務核算方案中最大限度降低這些差異所造成的核算差異，保證集團公司內部核算的一致性，保證集團公司內部財務信息的可比性，提高集團公司財務信息的准確性。

傳統的預算管控會因爲各種人爲因素造成公司財務制度無法得到有效執行，同時，在預算執行過程中，常常出現費用發生超出預算的情況。另外，由于傳統財務工作多表現爲基礎勞動密集型的工作，大量重複工作導致財務人員總是人浮于事，嚴重影響工作效率。

（二）減少核算級次，提高財務信息的及時性和准確性

集團公司一般具有規模大，地域分布廣，核算級次多等特點，在傳統的財務工作模式下，各基層核算單位在集團公司總體原則的指引下，按照本單位的財務核算管理的要求，獨立建賬，獨立核算，財務數據需要經過層層彙總、合並後才能上報至集團公司，由于核算級次多，致使財務信息滯後，效率低下。每經過一次彙總合並處理，部分財務信息就會被過濾，導致財務信息的准確性降低。在整個集團內部全面進行財務信息化建設，充分利用互聯網，可以最大限度的減少核算層次，減少彙總合並的層次，使財務信息能夠更快的到達集團公司，使集團公司總部能夠及時了解整個集團的財務狀況和經營狀況，提高了集團公司財務信息的及時性。

（三）提升財務管理水平，提高企業競爭力

財務信息化是提高財務管理水平的有效工具，在傳統的財務工作模式下，財務管理與公司的經營管理存在一定程度的脫節，從而不能及時、有效的發揮財務的反映和監督的職能，不能爲公司的經營決策提供有力的支持，甚至會導致經營決策失誤，使得財務管理不能發揮應有的作用。因此，集團公司制定統一的財務核算制度，建立先進、統一的財務信息化系統，優化財務信息傳遞程序，完善財務信息傳遞方式，使財務信息與經營活動緊密結合，才能迅速應對市場的變化，占得市場先機，贏得競爭。

【企業集團財務信息化系統的局限性】

（一）企業集團財務信息化系統自身的局限性

世界上沒有一副靈丹妙藥可以讓一家集團公司一夜之間迅速提升市場競爭力，企業集團財務信息化系統本身只是一件有力的武器，是一項改革的軟件工具。對企業集團財務信息化系統期望過高，希望實施財務信息化系統後經營效益立即好轉是一種不切實際的想法，不從集團公司各種具體業務中下功夫是無法真正提高集團公司的運營效率、獲得良好的經濟效益。

（二）使用人員對財務信息化系統的執行情況

無論多麽完善的系統都離不開人員的實施，不按規定程序操作，任意簡化財務核算處理過程、拖延財務信息錄入時間均會大幅度降低財務信息的准確性和及時性，而這都需要在日常工作中加強管理。因此財務信息化系統要發揮正常的功能很大程度上取決于財務信息化操作人員的執行情況。

（三）信息技術所帶來的問題

財務信息化系統所依賴的信息技術能夠解決傳統財務管理模式中許多原來無法逾越的困難，但與此同時，也帶來了許多新的問題，如財務數據安全等。因此，財務人員應該在研究解決信息技術如何與傳統財務管理相融合的基礎上，還應與網絡系統管理員一起研究、發現解決信息技術所帶來的新問題。

【集團公司財務信息化過程中需注意的事項】

（一）要做好思想動員工作，得到各方面參與人員，尤其是集團公司高層領導的支持。

建立集團公司統一的財務信息化系統，實行集中化財務管理，是一個繁複的工程，需要投入大量的人力物力，且需要集團公司所屬各公司將本公司的財務信息完全置于集團公司的實時監控下，爲了保障該過程能夠順利實施，就需要得到公司上下各方面的支持，尤其是集團公司高層領導的大力支持，自上而下在整個集團公司內部大力推行。否則就很可能因爲在建立財務信息化系統的早期花費巨大且未能獲得顯著的成效，或遇到的阻力過大而半途而廢。

（二）做好財務信息化建設的軟、硬件配置

財務信息化需要一個堅實的運行平台。運行平台是指財務信息化建設賴以運行的計算機硬件環境和系統的軟件環境。

計算機硬件環境是財務信息系統運行的硬件基礎，它不僅僅包括操作人員的計算機的硬件配置，更重要的是計算機網絡的規劃和建設。網絡系統的設計要考慮企業管理機構的設置、業務處理流程等衆多因素，同時要考慮其是否先進、實用和安全。由于團公司具有地域分布廣的特點，如何使分布在全國，甚至全球各地的財務人員都能夠同時使用該財務信息系統，並保證財務信息的安全、穩定是集團公司財務信息化所需要考慮的重要方面。

系統的軟件環境包括操作系統和數據庫管理系統等，友好的操作界面和穩定的數據庫管理系統可以提高財務信息化軟件在今後日常使用時的安全性和便捷性，也更易接受該財務信息化系統。

（三）做好財務信息系統操作人員的培訓工作

集團公司推行統一的財務信息系化統前，所屬各公司都已經推行了會計電算化，已經使用了財務軟件。在各公司原先自有財務軟件與集團公司推行的統一的財務信息化系統不一致的情況下，爲保證財務信息化系統能夠更快、更切實的得到運用，減少實際使用人員的抵觸，應加強財務信息化系統操作人員的培訓，增強其對財務信息化系統的認識，使用並逐漸熟悉該系統，提高運用財務信息系統的能力，最終提高整個集團公司的財務管理水平。

【集團公司推行財務信息化系統的步驟 】

（一）選用適當的財務軟件商

推行的財務信息化系統是將財務系統軟件與集團公司的管理目標和具體需求相結合的過程，是提高集團公司管理水平的過程，這需要通過有組織、有步驟、規範化的操作，將集團的管理目標和需求進行逐步細化、分解，並在系統軟件中進行測試，因此需要選擇適當的財務軟件商，其財務系統軟件中蘊含符合集團財務信息化要求的先進的管理模式和管理思想才能實現集團推行財務信息化系統的目標。

（二）根據財務信息化系統的功能模塊和集團公司的客觀條件，設計詳細可行的項目實施計劃

項目實施的基本原則爲:整體規劃、抓住重點、分步實施、注重實效。實施的重點工作是盡快完成數據庫體系的建設和網絡建設，滿足所屬各公司財務核算的要求，實現財務管理部門實時反映和過程控制的功能，提升財務管理信息系統的整體水平。

項目實施的技術原則爲:盡可能利用現有的硬件及網絡資源，實現財務管理信息系統的標准功能，以保護集團公司前期的硬件和網絡投資，節約系統建設成本，力爭在最短的時間內，以最小的投入實現目標。

由雙方派員組建實施項目組，對項目組關鍵用戶進行培訓，而後進行了需求調研工作，通過調研提綱、討論會、個別交流等形式分別對集團的管理現狀進行了詳細的調研，分別闡述了需求分析。在雙方項目組多次討論後，然後根據確認的需求調研分析由軟件供應商項目組提出方案，經雙方項目組溝通、修改、完善並最終確認。

（三）逐漸推行財務信息化系統

首先在集團公司內部進行試點培訓，組織集團公司總部及部分子公司財務人員進行培訓，並聽取改進意見。試點培訓後對培訓中發現的問題進行處理，加以完善。此時，財務管理信息系統的整個流程己經通暢，爲日後的全公司推廣培訓打下了良好的基礎。

其次進行全面推廣。在總結試點培訓的經驗和問題的基礎上，項目組組織集團及所有子公司操作人員集中進行軟件的操作培訓，確保每一名學員都能夠基本掌握軟件的應用操作，獨立完成財務初始化、憑證、結轉、報表、固定資産等工作。

後繼支持。集團公司及各分子公司全面啓用新的系統進行財務核算，並與原有的財務核算系統並行，在項目組的全面支持下，渡過新舊系統交接時不可避免的不適應階段，開始逐漸脫離原有的財務核算系統，使用新的集團財務管理信息系統獨立進行日常工作。

先進的財務信息化系統爲提高集團公司整體的管理水平提供了良好的基礎，有助于提高集團公司的市場競爭力，實現集團公司的效益最大化。我們相信，只要堅持從集團公司實際出發，不斷對財務信息化系統和集團公司內部業務流程，管理方式進行改進，准確、及時的財務信息將對集團公司的經營決策發揮越來越重要的作用，爲集團公司創造出良好的經濟效益。

信息技術的飛速發展，極大地促進了信息的傳輸和共享能力，爲集團企業的發展和擴張提供了條件。如何在最快的時間內把信息技術轉化爲企業的前沿生産力，對于國內衆多集團企業而言至關重要。

後鼎瀛集團化財務信息化解決方案作爲企業的核心業務模塊之一，它的發展在企業信息化的過程中一直占據著重要的地位，建立信息化環境下的集團企業物流、資金流、信息流一體化的集團財務管理是提升企業核心競爭力的必然選擇。

一、集團財務信息化的特點及難點

鼎瀛公司長期大量實踐證明：集團財務信息化的實施是一個複雜的過程，這是任何一個在發展中的集團企業所無法回避的，其特點和難點在企業管理金字塔的不同層面有不同的體現。

1、管理層面

財務信息化在管理層面面臨的問題主要來源于集團企業特有的、複雜的業務結構、戰略發展定位和對市場變化的適應要求等方面。

業務多元化對財務信息化的要求：

集團企業的業務範圍較廣，可能涉及不同的行業和領域，各業務板塊的産業特點和管理模式存在很大差異，各子公司的編碼格式、核算方式和報表格式都存在差異，集團財務管理信息化實施的基礎就是要建立一個統一管理的體系平台，制定統一的標准、流程、制度。因此業務多元化對企業的財務信息化實施提出了更高的要求。

集團戰略對財務信息化的要求：

財務信息化作爲企業信息化的一部分，在行業多元化、業務領域不斷細分的發展背景下，需要有一個系統的、結構化的IT規劃作爲支撐。集團整體的IT規劃是否能夠與企業發展戰略相結合，戰略目標能否通過IT來實現，關系到信息化實施的成敗。

市場環境對財務信息化的要求：

隨著市場環境的變化和企業管理水平的提高，需要不斷對財務信息化模式進行優化和升級。例如資本市場的發展爲集團公司創造了新的融資渠道和金融産品投資選擇，對企業財務管理提出了新的要求，財務信息化要能夠根據外界環境的變化對系統功能做出及時調整，保證系統的擴展性。

2、 執行層面

財務信息化的實施伴隨著管理流程、業務流程、制度體系的梳理和優化。集團企業是否能夠通過信息化理順管理體系和流程，提高管理效率，將財務信息、業務信息進行有效融合，決定了信息化實施的成敗。財務信息化在執行層面的特點和難點主要體現在數據、流程和決策三個方面：

* 數據信息化方面

數據信息化包括財務數據和業務數據，企業把原始的信息，即庫存信息、銷售信息、費用信息、采購信息都以一定的數據格式錄入到計算機裏，以數字的形式保存起來，滿足隨時查詢的需要。集團企業數據量較大，種類繁多，數據信息化的難點在于建立標准的數據彙總和錄入方式，統一編碼規則，統一財務數據和業務數據的核算基礎和相關報表的格式，規範權限設置，提高數據傳輸的效率，確保數據的可比性、相關性和安全性。

* 流程信息化方面

流程信息化是將統一、規範的流程以軟件程序的形式固定下來，通過格式化流程降低企業的經營管理風險，提高信息傳遞和管理決策效率，使得實際操作更加規範高效，減少人爲控制。流程信息化的難點在于流程的優化，實施人員需要在集團企業複雜的管理和業務流程中篩選核心流程及其核心環節，找出流程的核心驅動能力，必要時可能還要面臨組織機構的調整和職能的重新劃分。

* 決策信息化方面

決策信息化方面即通過對原始數據進行科學的加工處理，將企業的物流和資金流彙集成企業的信息流，運用經營分析手段，聚焦成管理層決策需要的信息。決策信息化的難點在于數據的分析處理和指標庫的設定，尤其是針對不同的業務領域，管理層關注的KPI有所不同，需要實施人員在對集團進行戰略分析、行業分析和經營分析的基礎上進行選擇和把握，這必然對企業財務信息系統設計人員的能力提出挑戰。

3、 操作層面

由于受到部門條塊分割限制、專業性差異和業務能力局限等因素的影響，集團企業各職能部門、業務部門的操作人員對于信息化的理解和接受程度不同，不同管理水平的子公司，不同教育水平的員工，對于信息化的功能和標准的認識程度不同，這些因素都有可能導致財務信息化不能按照規劃的設想順利實施。企業需要通過大量的人員培訓和系統優化工作，推進信息化的實施進程，落實信息系統的成果。

二、鼎瀛集團化財務管理解決方案

A集團財務信息化之路

A集團是國內一家大型城市基礎設施建設運營集團，直接控股3家大型的産業集團公司，1家財務公司和近50家各級子公司，其中包括上市公司、合資公司、國有控股公司等多種類型，業務涵蓋房地産、道路設施、環保産業、金融四大領域。

A集團當年的發展戰略爲：道路設施業務板塊現金流穩定充沛，但業務增長空間有限，戰略定位爲集團的基礎業務;房地産業務由于受到行業宏觀條款和貨幣緊縮政策影響，短期內資金、成本壓力較大，集團的土地儲備可以滿足未來兩年的開發需求，戰略定位爲中長期發展業務;環保類業務處于投資建設階段，短期內效益無法體現，由于受到國家産業政策支持，集團將其定位于長期發展業務;財務公司的金融業務立足于服務集團內部，優化集團資金配置，同時開展部分金融産品投資業務。

1、 財務信息化在管理層面的定位

基于集團的發展戰略和業務現狀，管理層制定了以財務管理信息化爲核心的IT系統規劃，系統設計上以財務管理系統爲核心，其他業務系統通過數據接口與財務系統進行對接。

由于集團四大業務板塊的産業特點差異很大，各板塊企業的管理水平和信息化基礎存在差距，無法通過一次實施完成統一、全面的信息化管理。管理層計劃通過一次實施、二次開發、逐步升級的方式進行完善，注重人才的培養和實施人員的培訓，在實施和開發過程中保持系統的擴展性。

2、財務信息化在執行層面的實施

鑒于四大業務板塊的資本密集型特點，在財務信息化的執行層面，將資金管理和財務報表管理作爲數據信息化的重點，將投融資項目的流程管理作爲流程信息化管理的重點，以此爲基礎構建財務信息化平台的管理框架，實現重點管理內容的決策信息化目標。

但是，在財務信息化實施過程中，也遇到了很多難題：

* 實施主體多，業務覆蓋區域廣，交易和結算方式複雜。

* 集團公司中不同類型的企業信息管理的要求存在差異，尤其是資本市場監管部門對上市公司信息管理有嚴格的限制，因此財務信息化要兼顧中國證監會、國資委、財政部等監管部門的管理要求，爲財務信息系統的設計帶來了制度難題。

* 資金管理方面，各業務板塊企業的資金規模、融資渠道以及對資金投向的政策限制存在很大差異。

* 財務報表管理方面，不同行業、不通規模的企業財務報表的編制要求和數據量規模存在很大差異，執行的會計准則標准存在差異，統一數據報送時間、報送形式、報送質量的難度較大。

針對問題，尋找解決之路，A集團財務信息化實施團隊制定了如下實施辦法：

* 管理模式選擇

考慮到信息的重要性差異、各地通信條件和相關的實施成本，A集團管理層最終選定了實時與定期集中管理相結合模式，如圖1所示。實時集中管理模式是一種過程控制，財務及相關數據可以及時地傳遞到集團總部，有利于總部了解實際情況，便于集中控制、集中審核、集中管理。定期集中管理模式是一種結果控制，財務及相關數據每月彙總傳遞。

* 搭建網絡平台

集團公司設立集團總部服務器，下屬産業集團、財務公司和部分核心企業(如上市公司)設立各自的獨立服務器與總部服務器對接，搭建網絡服務平台，爲各子公司開通用戶端口。擁有獨立服務器的子公司每日下午五時定時將當日數據打包通過遠程數據傳遞系統傳遞給集團總部服務器。總部以日爲單位查詢數據，彙總、合並和分析。

* 標准化建設

統一各子公司的産品、客戶、供應商的編碼，制定統一的産品、客戶、供應商檔案，制定統一的編碼規範，將增加新的編碼的權力統一收歸總部財務部;統一核算方式，提高數據的准確性和可比性;統一的報表格式，爲財務數據的彙總、合並和分析提供條件。

依托財務信息化的實施，梳理和修訂資金管理制度、項目投資管理制度、關聯交易管理制度、全面預算管理制度，銷售開單管理制度、采購管理制度等一系列的管理制度。

* 規範流程

聘請管理咨詢公司對集團主要業務板塊的管理流程和業務流程進行梳理，以各業務板塊核心企業的管理體系爲樣本，借鑒行業內領先企業的管理模式，規範、統一集團的流程管理體系。

在核心業務流程(如項目投資、資産收購和處置、資金拆借、材料采購、産品銷售、購建固定資産、關聯交易等)中設置財務控制程序和數據采集接口，將財務管理和風險控制滲透至每個核心業務的流程環節。

* 嚴格的權限設置

將權限劃分爲集團總部、核心企業、其他企業三個主要層次，集團總部擁有對財務信息和業務信息的參數設置、錄入、查詢和修改權限，核心企業擁有對所轄産業集團範圍內財務信息的錄入、查詢和修改權限，擁有對所轄産業集團範圍內業務信息的參數設置、錄入、查詢和修改權限，其他企業只擁有各自企業範圍內財務數據、業務數據的錄入、查詢和修改權限。各類數據一經上級公司確認便不得修改，如需修改則需由上級公司授權。上市公司數據的報送時間和報送內容可按監管部門的信息披露要求單獨執行。

3、財務信息化在操作層面的推進

在A集團內，由于各公司和各職能部門的需求和專業性差異，對信息化的理解也不盡相同。一些業務部門的員工將信息化簡單地理解爲工作量的減輕，同時也缺乏軟件的實際應用知識。解決該問題的主要途徑就是通過各種培訓活動加深操作人員對系統功能和管理目標的理解，同時通過分析操作人員的反饋信息對系統進行修正和優化。A集團把“軟件實施公司在國內大中城市都有服務網點”作爲招標必要條件，方便各子公司在軟件實施前對相關人員進行培訓，並把培訓考試成績寫入員工KPI。此外，軟件公司還爲A集團培訓了幾名系統開發人員，爲系統功能的擴展奠定了技術基礎。

財務信息化對A集團的管理思想、管理方式、管理手段都帶來了新的變革。但是對于多數國內集團企業而言，雖然管理層面已經意識到了財務信息化的重要性，但是執行層面幾乎還處于數據信息化的階段，流程信息化和決策信息化的實施效果尚不理想，另外操作層面的專業人才也較爲稀缺。

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Christine

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